Được viết tắt từ “Know Your Customer”, KYC là một thuật ngữ phổ biến trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Với vai trò quan trọng trong tổ chức tài chính, KYC đảm bảo rằng bạn hiểu rõ khách hàng của mình. Đừng bỏ lỡ bài viết này để hiểu rõ hơn về quy trình KYC và tại sao bạn cần thực hiện đúng chuẩn.
Nội dung
I. KYC là gì?
1. Định nghĩa KYC
KYC, hay còn gọi là “Kiểm soát danh tính khách hàng”, là quy trình xác minh danh tính của khách hàng trong lĩnh vực tài chính và ngân hàng. Mục đích của quy trình này là đảm bảo rằng mọi khách hàng đăng ký đều là người thật.
Sử dụng KYC trong quá trình xác minh khách hàng là vô cùng cần thiết để đảm bảo danh tính của khách hàng. Bằng cách yêu cầu khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, KYC đảm bảo rằng họ không liên quan đến các hoạt động bất hợp pháp như tham nhũng, hối lộ hoặc rửa tiền.
2. KYC trong đầu tư
Trong lĩnh vực đầu tư, KYC là một tiêu chuẩn quan trọng nhằm bảo vệ lợi ích kinh doanh của nhà đầu tư. Tìm hiểu chi tiết về tình hình tài chính và khả năng chịu rủi ro của khách hàng giúp nhà đầu tư đưa ra những quyết định chính xác.
Việc áp dụng KYC đối với các doanh nghiệp kinh doanh cũng rất quan trọng. Bằng cách xác minh danh tính của khách hàng và hiểu rõ thông tin về họ trước khi hợp tác, doanh nghiệp có thể dễ dàng kinh doanh chung hơn.
3. KYC trong các sàn giao dịch tiền ảo
Trong lĩnh vực sàn giao dịch tiền ảo, KYC áp dụng để xác minh danh tính và tên thật của khách hàng. Điều này cũng là cách để hệ thống đối chiếu thông tin sau này. Mặc dù tiền ảo mang tính ẩn danh, việc yêu cầu KYC là cần thiết để tránh lừa đảo và tranh chấp sau này.
KYC trong các sàn giao dịch tiền ảo đảm bảo xác thực danh tính của người tham gia, hỗ trợ bảo mật nhiều lớp và bảo vệ an toàn, từ đó tránh hacker xâm nhập vào tài khoản. Mặc dù KYC tốn thời gian, lại có nhiều lợi ích khi mua bán và giao dịch trong môi trường an toàn.
II. Tầm quan trọng của KYC trong tổ chức tài chính
KYC được coi là khâu đầu tiên trong tổ chức tài chính. Khi khách hàng muốn sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm tài chính, các tổ chức tài chính phải nhận biết và xác định được danh tính của khách hàng của mình. Việc xác minh danh tính khách hàng từ đầu giúp các tổ chức tài chính phân loại khách hàng, quản lý, theo dõi và giám sát tốt hơn.
Trong tổ chức tài chính, quy trình KYC được xác định bởi các ngân hàng để đảm bảo khách hàng là người thật, có khả năng chịu rủi ro và từ đó đánh giá và giám sát rủi ro. Quy trình KYC giúp ngăn chặn các hành vi bất hợp pháp như rửa tiền, tham nhũng và các hoạt động lừa đảo.
III. Tìm hiểu về quy trình KYC đúng chuẩn
1. Đối tượng cần tuân thủ yêu cầu của KYC
Để thực hiện quy trình KYC đúng chuẩn, việc xác định đối tượng cần tuân thủ yêu cầu của KYC là cực kỳ quan trọng. Các đối tượng cần tuân thủ yêu cầu của KYC bao gồm:
- Người muốn mở tài khoản ngân hàng.
- Người mở tài khoản thẻ tín dụng.
- Người mở tài khoản chứng khoán và thực hiện giao dịch chứng khoán.
- Người mở tài khoản ngân hàng trực tuyến.
- Người mở các tài khoản trên các trang mạng điện tử.
2. Tài liệu cần thiết cho quy trình KYC
Trong quy trình KYC, khách hàng cần cung cấp một số tài liệu như chứng minh nhân dân (CMND), căn cước công dân hoặc hộ chiếu có hiệu lực. Ngoài ra, còn có thể yêu cầu các tài liệu khác như sổ hộ khẩu, bằng lái xe, hợp đồng lao động, bảng lương hoặc giấy xác nhận tạm trú.
Các tài liệu nêu trên phải rõ nét, không bị mờ, xóa hay rách, và phải là tài liệu thật và còn giá trị sử dụng. Yêu cầu của các giấy tờ này có thể thay đổi tùy thuộc vào dịch vụ mà các tổ chức tài chính muốn sử dụng. Nếu là doanh nghiệp mở tài khoản, cần phải cung cấp thêm số An sinh xã hội, CMND/CCCD, hộ chiếu cho nhân viên, cổ đông và các thành viên khác trong hội đồng quản trị.
3. Quy trình xác minh KYC thành công
Quy trình KYC giúp các tổ chức tài chính biết danh tính, địa chỉ và khả năng chi trả dịch vụ của khách hàng. Nhờ thông tin như vậy, các tổ chức tài chính có thể phân loại khách hàng và cung cấp dịch vụ phù hợp, từ đó cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
- Bước 1: Thu thập thông tin khách hàng
Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, họ sẽ điền vào một biểu mẫu và cung cấp các thông tin cần thiết. Các thông tin bắt buộc bao gồm họ tên, số CMND, căn cước công dân, số điện thoại, ngày tháng năm sinh, và địa chỉ thường trú, tạm trú…
Các thông tin cung cấp phải chính xác để đối chiếu ở bước tiếp theo.
- Bước 2: Thu thập hồ sơ định danh, thẩm định thông tin
Đối với một số dịch vụ như mở tài khoản ngân hàng hoặc mở thẻ tín dụng, khách hàng sẽ được yêu cầu cung cấp bản sao CMND, căn cước công dân (ngân hàng có máy photocopy). Các tài liệu cung cấp phải còn hiệu lực, không bị mờ, xóa.
Hiện nay, việc kiểm tra thông tin được thực hiện bằng máy móc và công nghệ, giúp việc nhận diện nhanh chóng và đảm bảo tính chính xác cao. Nếu thông tin được cung cấp không chính xác, bạn sẽ bị từ chối giao dịch. Vì vậy, hãy cung cấp thông tin chính xác để tiết kiệm thời gian kiểm tra.
IV. Các phương thức KYC khác nhau
1. Trao đổi tiền điện tử và KYC
Trong quá trình thực hiện KYC vượt qua giới hạn sử dụng tài khoản, việc bị giới hạn rút tiền giữa người đã xác minh và chưa xác minh không hoàn toàn giống nhau. Các giao dịch tiền điện tử hiện diễn ra khá thoải mái, nhưng được đánh giá là thiếu tính chủ động của KYC. Việc các sàn giao dịch không theo dõi tích cực có thể dẫn đến thao túng thị trường và có nguy cơ lừa đảo.
2. Sàn giao dịch Fiat-to-Crypto và KYC
Khi giao dịch từ tiền mã hóa sang tiền điện tử, các sàn giao dịch Fiat-to-Crypto cần tuân thủ ít nhất một mức KYC. Khi đăng ký lần đầu, người dùng phải cung cấp đầy đủ các thông tin yêu cầu và phải sử dụng giấy tờ tùy thân hợp lệ để xác minh khi rút tiền.
Các sàn giao dịch này phải hợp tác với ngân hàng và tổ chức tài chính truyền thống và thực hiện KYC trước khi kinh doanh với các đối tác bên ngoài.
V. eKYC – Định Danh Khách Hàng Trực Tuyến Trong Ngành Ngân Hàng
1. eKYC là gì?
eKYC viết tắt từ “Electronic Know Your Customer”, có nghĩa là xác minh định danh khách hàng và thực hiện việc định danh khách hàng trực tuyến. eKYC cho phép việc xác minh định danh khách hàng sử dụng dịch vụ ngân hàng hoàn toàn trực tuyến.
2. Tầm quan trọng của eKYC
Xác minh định danh khách hàng trực tuyến giúp đơn giản hóa thủ tục xác minh giấy tờ và tiết kiệm thời gian. Đồng thời, nó cũng giúp khách hàng giảm thiểu việc di chuyển và chờ đợi tại các phòng giao dịch như KYC truyền thống.
eKYC vẫn đảm bảo tính chính xác và cẩn thận như KYC truyền thống, nhưng tối ưu quy trình cho nhân viên và giấy tờ cho khách hàng.
3. Ưu điểm khi áp dụng eKYC
So với KYC truyền thống, eKYC giúp thủ tục và giấy tờ đơn giản hơn, giúp khách hàng dễ dàng xác minh danh tính. eKYC linh hoạt và cho phép khách hàng xác minh danh tính ngay cả khi ở xa.
Ngoài ra, eKYC giúp ngăn chặn giả mạo danh tính khách hàng. Nó cũng tối ưu hóa việc quản lý thông tin và dữ liệu cho ngân hàng.
4. Quy trình eKYC dành cho khách hàng đăng ký
Quy trình eKYC bao gồm 3 bước đơn giản: xác minh tài liệu, trích xuất thông tin khách hàng và đối chiếu.
Khi xác minh tài liệu, khách hàng cần chụp rõ và đủ cả 2 mặt của giấy tờ tùy thân. Sau khi ngân hàng nhận được hồ sơ, nếu khách hàng có nhu cầu đăng ký dịch vụ bảo mật, họ sẽ được yêu cầu cung cấp các tài liệu khác khi được yêu cầu. Cuối cùng, thông tin trên giấy tờ và người thật sẽ được đối chiếu để hoàn thành giao dịch. Nếu không trùng khớp, khách hàng sẽ phải xác minh lại.
5. Công nghệ ứng dụng trong giải pháp eKYC
-
Công nghệ OCR: Công nghệ nhận dạng ký tự bằng quang học, nhận dạng ký tự từ hình ảnh và trích xuất thành văn bản. Công nghệ này kết hợp trí tuệ nhân tạo, có thể nhận dạng chính xác trên 98% với hơn 30 loại giấy tờ khác nhau.
-
Công nghệ Facematch: Công nghệ nhận diện khuôn mặt của con người, sử dụng thuật toán máy tính để so sánh với dữ liệu đã thu thập. Công nghệ này đạt hiệu quả đúng lên đến 98%.
-
Công nghệ Liveness detection: Công nghệ nhận diện qua ảnh hoặc video thời gian thực. Khả năng nhận diện theo cách này rất chính xác và khó giả mạo.
-
Công nghệ Fraud detection: Công nghệ giúp ngân hàng phát hiện và xử lý gian lận. Đây là hệ thống phần mềm hỗ trợ các đơn vị phát hiện và xử lý tình trạng gian lận nhanh chóng.
-
Công nghệ E-Signature: Chữ ký điện tử được sử dụng rộng rãi nhờ khả năng phê duyệt nhanh chóng và tính chính xác cao.
VI. Quy định về eKYC tại Việt Nam
1. Ngân hàng thiết lập quy trình và thủ tục cho eKYC
Tại Việt Nam, các ngân hàng, bao gồm cả chi nhánh của ngân hàng nước ngoài, phải thiết lập quy trình và thủ tục cho eKYC. Quy trình này bao gồm 4 bước cơ bản là thu thập tài liệu, kiểm tra và đánh giá tài liệu, thông báo lại cho người nộp cuối cùng và trả kết quả điều tra eKYC.
Trong quá trình thu thập tài liệu, người nộp đơn đăng ký phải tuân thủ theo mẫu và yêu cầu của ngân hàng. Sau đó, ngân hàng sẽ kiểm tra và đánh giá tài liệu, thông báo cho người nộp chỉnh sửa hoặc bổ sung. Cuối cùng, ngân hàng sẽ trả kết quả và quyết định cung cấp dịch vụ cho khách hàng hay không.
2. Yêu cầu phương pháp eKYC
eKYC yêu cầu có đầy đủ thông tin khách hàng và xác nhận chính xác thông qua những đặc điểm khó giả mạo như giọng nói, vân tay, khuôn mặt. Phải có phương pháp và công nghệ được đưa ra trên đơn đăng ký để xác nhận thông tin khách hàng.
Trong suốt quá trình khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ, cần có phương pháp để theo dõi và nhận dạng khách hàng. Ngoài ra, tài khoản phải duy trì, và hồ sơ và tài liệu eKYC phải được bảo mật và tồn tại trong suốt quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ.
3. Quy định về tài khoản được mở bằng eKYC
Tài khoản mở bằng eKYC có giới hạn số tiền giao dịch không quá 100 triệu đồng/tháng. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt như tài khoản xác nhận danh tính thông qua cuộc gọi video, đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật. Đối với những trường hợp ngân hàng đã gặp mặt trực tiếp chủ tài khoản để điều tra và xác nhận, eKYC có thể được thực hiện nhanh chóng.
VII. Tổng kết
Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ về quy trình KYC và tầm quan trọng của nó trong tổ chức tài chính. KYC không chỉ đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin khách hàng, mà còn giúp ngăn chặn các hoạt động gian lận và bất hợp pháp. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng KYC chỉ nên được thực hiện trên nền tảng chính thức của các tổ chức tài chính và tránh những cuộc gọi điện giả mạo.